Cómo tratamos tus datos personales

1. Responsable

[PENDIENTE: razón social o nombre del responsable] (en adelante, «Cónsul»), con domicilio en [PENDIENTE: domicilio para oír y recibir notificaciones], es responsable del tratamiento de los datos personales que se recaban a través de la plataforma disponible en consul.com.mx.

2. Datos personales que recabamos

Según tu rol (administrador, secretario, presidente, consejero, observador, coordinador o miembro de comité, o invitado externo a una sesión), podemos tratar:

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, organización y consejo al que perteneces, rol.
• Voz e imagen: audio de las sesiones que el consejo decide grabar, y video durante las sesiones a distancia (el video no se graba).
• Contenido de las sesiones: transcripciones, minutas, acuerdos, decisiones, comentarios y anotaciones.
• Documentos: archivos que el consejo sube a la plataforma (actas, protocolos familiares, documentos patrimoniales, etc.) y los metadatos que los describen.
• Datos fiscales de la organización (RFC, razón social, domicilio fiscal, uso de CFDI), cuando la organización los proporciona para facturación.
• Datos técnicos: dirección IP y fecha/hora al otorgar consentimientos, y registros técnicos necesarios para operar y proteger la plataforma.

Los documentos y transcripciones pueden contener datos personales sensibles o información patrimonial y financiera. Los tratamos exclusivamente para las finalidades descritas en este aviso y con las medidas de seguridad de la sección 6.

3. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para el servicio):

• Crear y administrar tu cuenta y tu membresía en los consejos y comités.
• Convocar, celebrar y documentar las sesiones: agenda, asistencia, grabación (cuando el consejo la activa y cada participante la consiente), transcripción, redacción de minutas y seguimiento de acuerdos.
• Resguardar y organizar los documentos del consejo, incluido el Protocolo Familiar y sus firmas.
• Generar reportes y análisis para el propio consejo con apoyo de inteligencia artificial.
• Enviarte avisos operativos por correo (convocatorias, recordatorios, acuerdos asignados, firmas pendientes).
• Facturar el servicio a la organización contratante y atender soporte.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad.

Finalidades secundarias (no necesarias para el servicio): comunicaciones sobre nuevas funciones de Cónsul. Puedes oponerte escribiendo a [PENDIENTE: correo de privacidad, p. ej. privacidad@consul.com.mx]; la negativa no afecta el servicio.

4. Grabación y transcripción de sesiones

Las sesiones solo se graban cuando el consejo lo decide y cada miembro ha otorgado su consentimiento expreso dentro de la plataforma (registramos fecha, hora y dirección IP de ese consentimiento). Los invitados externos otorgan el suyo al aceptar la invitación. El audio se procesa para obtener una transcripción y, a partir de ella, un borrador de minuta que el consejo revisa y aprueba: ninguna decisión se toma de forma automatizada; la inteligencia artificial propone y las personas del consejo deciden.

5. Transferencias y encargados

Cónsul no vende ni cede tus datos a terceros. Para operar la plataforma utilizamos proveedores que actúan como encargados del tratamiento, bajo contratos que les obligan a la confidencialidad y a usar los datos únicamente para prestarnos el servicio. Algunos están fuera de México (principalmente en Estados Unidos):

Además, la información de un consejo es visible para los demás miembros de ese mismo consejo según su rol; nunca para miembros de otras organizaciones. Podremos comunicar datos a autoridades competentes cuando exista un requerimiento legal.

6. Medidas de seguridad

Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256) para la base de datos y los archivos; acceso a documentos mediante enlaces firmados de vigencia limitada; control de acceso por rol y aislamiento por organización; autenticación con contraseña y verificación de correo; registro de auditoría de las acciones de administración; y monitoreo de errores sin datos personales identificables.

7. Conservación

Conservamos tus datos mientras tu organización mantenga una cuenta activa y durante los plazos que exijan las obligaciones legales aplicables. Al término de la relación, la organización puede solicitar la entrega o eliminación de su información escribiendo a [PENDIENTE: correo de privacidad, p. ej. privacidad@consul.com.mx].

8. Derechos ARCO y revocación del consentimiento

Tienes derecho a acceder a tus datos, rectificarlos, cancelarlos u oponerte a su tratamiento (derechos ARCO), así como a revocar tu consentimiento y a limitar el uso o divulgación de tus datos. Envía tu solicitud a [PENDIENTE: correo de privacidad, p. ej. privacidad@consul.com.mx] indicando tu nombre, el consejo al que perteneces, el derecho que deseas ejercer y un medio para responderte. Te contestaremos en un plazo máximo de 20 días hábiles. Para acreditar tu identidad podremos pedirte una identificación oficial.

Ten en cuenta que revocar el consentimiento de grabación impide grabar las sesiones en las que participes, y que ciertos datos (por ejemplo, actas ya aprobadas) pueden deber conservarse por obligación legal del consejo.

9. Cookies

Utilizamos únicamente cookies técnicas necesarias para mantener tu sesión iniciada y recordar el consejo que tienes activo. No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros.

10. Cambios a este aviso

Cualquier modificación se publicará en esta misma dirección (consul.com.mx/aviso-de-privacidad) con la fecha de actualización. Si el cambio afecta de forma sustancial el tratamiento de tus datos, te lo notificaremos también por correo.

11. Autoridad

Si consideras que tu derecho a la protección de datos ha sido vulnerado, puedes acudir al Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) o a la autoridad que lo sustituya.